Atradius


10 tips voor een strak debiteurenbeheer binnen uw organisatie

“25% van de faillissementen in het MKB wordt veroorzaakt door openstaande facturen”

Tip 1 Breng uw debiteurenbeheer in kaart middels een proces

Schrijf alle stappen in het debiteurenbeheer uit in een duidelijke procedure.

Stap 1

Een eerste betalingsherinnering/aanmaning versturen (ongeveer 2 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur).

Stap 2

Een tweede betalingsherinnering/aanmaning versturen (2 dagen nadat de termijn in de eerste aanmaning is verstreken).

Stap 3

Neem telefonisch contact op met uw klant als de betaling uitblijft.

Stap 4

Tref een betalingsregeling met uw klant als het niet lukt om in één keer de factuur te betalen.

Stap 5

De definitieve aanmaning/ingebrekestelling versturen.

"Een goed debiteurenbeheer kan ervoor zorgen dat u uw groeiambities kunt financieren vanuit uw cashflow"

Tip 2 Geef het debiteurenbeheer een duidelijke plek binnen uw onderneming

Beleg het debiteurenbeheer bij een aangewezen afdeling of persoon. Zo wordt duidelijk van wie wat verwacht wordt op dit gebied. Zorg ervoor dat bij deze persoon of bij deze afdeling het debiteurenbeheer de juiste prioriteit krijgt. Debiteurenbeheer is niet iets wat er even bij gedaan kan worden. Daarvoor is het belang voor uw onderneming te groot.

“Bijna één derde van de waarde van zakelijke facturen wordt in Nederland te laat betaald”

Tip 3 Stel KPI’s op die betrekking hebben op uw eigen debiteurenbeheer

U kunt hierbij denken aan de gemiddelde debiteurentermijn, in vaktermen ook wel DSO genoemd. Een duidelijk doel helpt om uw medewerkers inzicht en richting te geven. De gewenste richting kunt u aanhouden en bewaken door uw medewerkers scherp te houden op de gezette doelen. Bijvoorbeeld door te werken met een visual board.

Binnen het kader van ‘lean management’ zijn er vele technieken die u kunt implementeren op uw werkvloer om de focus op KPI’s te houden. Een ander veel gebruikte techniek is een dagelijks staand overleg. De eerste (of laatste) 10 minuten van de dag alle belangrijke zaken doornemen met uw medewerkers borgt dat de neuzen dezelfde kant op wijzen.

“1 op de 5 bedrijven betaalt leveranciers te laat vanwege betalingsachterstand bij afnemers”

Tip 4 Zorg voor de nodige efficiëncy met goede facturatie software

Zeker wanneer u meerdere facturen per maand of per week verstuurd is dit een belangrijke tip. Facturatie software maakt dat u efficiënter kunt factureren én efficiënter uw debiteurenbeheer kunt uitvoeren. Het geeft sneller inzicht in wat wel en niet betaald is. Met één druk op de knop (of een klik van de muis) verstuurt u eenvoudig een herinnering.

"Worden er momenteel acties ondernomen binnen uw bedrijf om te toetsen of uw prospects kredietwaardig zijn?"

Tip 5 Ken uw nieuwe én bestaande klanten

Zorg dat u weet met wie u in zee gaat wanneer u een nieuwe klant mag verwelkomen. Menig onderneming checkt een nieuwe klant niet op kredietwaardigheid: een nalatigheid welk een risico met zich meebrengt. Wanneer een klant na facturatie niet kredietwaardig blijkt te zijn, dan is het kwaad al geschied. Borg dat uw salesafdeling hier tevens scherp op is.

Het inzicht in de kredietwaardigheid van uw nieuwe klant, maar ook uw bestaande klanten helpt u om passende betalingsafspraken te formuleren. Een samenwerking met een minder kredietwaardige klant kunt u aangaan door bijvoorbeeld een deel vooraf aan de samenwerking te laten betalen.

Tip 6 Leg betalingsafspraken met uw klant goed vast

Leg de betalingsafspraken met uw klant goed vast in de overeenkomst die u aangaat. Zorg voor een passende betalingstermijn welke u beiden schikt. Vaak wordt hier gekozen voor maandelijks achteraf factureren. U bedient uw klant in mei, factureert 1 juni en ontvangt het factuurbedrag (als het goed) is voor 30 juni. Indien u veel werk voor één klant doet, dan is het aan te raden om wekelijks te factureren. Bedragen en vorderingen zijn op die manier overzichtelijker. Hierdoor kunt u eerder constateren dat uw klant te laat betaalt en draagt u een kleiner debiteurenrisico.

Tip 8 Factureer zo snel mogelijk nadat het werk verricht is

Zorg dat de factuur snel wordt verstuurd nadat het werk is verricht. Hiermee geeft u een signaal af aan uw klant. Verstuur de herinnering kort na het verstrijken van de betalingstermijn. Met een punctuele inrichting en uitvoering van dit proces onderstreept u de betalingsdrang van uw klant.

Tip 7 Werk met de gebruikelijke algemene voorwaarden voor uw branche

Informeer bij uw branchevereniging of de KvK voor de standaard algemene voorwaarden voor uw branche en laat een jurist deze controleren. Door middel van een stevigere dekking beperkt u het risico. Maak deze algemene voorwaarden onderdeel van het voorstel dat u doet aan uw klant. Hiermee maakt u duidelijk dat deze algemene voorwaarden van toepassing zijn op de betreffende overeenkomst.

Tip 9 Leg afspraken goed vast

Leg afspraken die u maakt met uw debiteur goed vast. Bijvoorbeeld als u een betalingsafspraak maakt of de betalingstermijn uitstelt. Het is van belang dat uw dossier zo volledig mogelijk is. Mocht u de vordering uiteindelijk uit handen geven aan een incassobureau,

dan is deze informatie van belang. Wanneer u in een juridische procedure belandt, dan kunt u middels uw dossier aantonen dat u in voldoende mate heeft getracht om samen met uw debiteur tot een oplossing te komen.

Tip 10 Zorg voor een passende toon

Wanneer een factuur te laat wordt betaald, dan komt u in een uitdagende balans terecht. Namelijk de optie op de eerste schaal: het in stand houden van de goede relatie met uw klant en de tweede schaal: het zo snel mogelijk binnenkrijgen van de betaling. Daarom is het bij de eerste twee betalingsherinneringen een verstandige keuze om een milde toon aan te nemen. In deze eerste fase is de kans namelijk groot dat de factuur even aan de aandacht van uw klant is ontsnapt. Er hoeft nog geen sprake te zijn van onwil of gebrek aan liquiditeit. Ook de telefonische reminder is bij voorkeur mild. Bij de definitieve aanmaning, de ingebrekestelling genoemd, kiest u voor een dwingendere toon.

“88% van de Nederlandse bedrijven wordt geconfronteerd met te late betalingen”

Meer opties voor debiteurenbeheer

Als specialist op het gebied van kredietverzekering en incasso legt Atradius zich toe op het bouwen van sterke relaties met haar klanten. Samen met u creëren we een scherper inzicht om uw business te ondersteunen. Bij een strak debiteurenbeheer hoort ook een goede samenwerkingspartner die u bijstaat wanneer u zelf de vordering niet geïncasseerd krijgt. Met een kredietverzekering van Atradius maakt u gebruik van een dienst waarmee u een aantal belangrijke stappen in het debiteurenbeheer uitbesteedt.

Onderdeel van deze dienst zijn de incasso activiteiten. Met Atradius Collections geniet u van de zekerheid van een incassobureau met wereldwijde dekking. Indien de betaling van uw klant uitblijft, dan is 90% van uw vordering verzekerd.