Stappenplan exporteren

U wilt goed voorbereid de buitenlandse markt betreden. Met dit stappenplan krijgt u in 14 stappen inzicht in uw exportproces en kunt u uw export tot in de puntjes voorbereiden. Vanaf het onderzoeken van de markt tot het afleveren van uw product bij uw buitenlandse klant. Zo heeft u uw markt en de benodigde acties steeds scherp in beeld.

Het invullen van het stappenplan en de uitkomst verschillen per land en product. Wanneer u kansen in een ander land of met een ander product ziet, begint uw voorbereiding weer opnieuw.

stap 1 Onderzoek de exportmarkt

Het betreden en bewerken van een nieuwe buitenlandse markt kost meer tijd dan zakendoen in uw thuismarkt. Tussen het maken van exportplannen en uw eerste factuur aan een buitenlandse klant kan wel 2 tot 3 jaar zitten. Als u nog niet weet naar welk land u wilt exporteren, onderzoek dan eerst welke exportmarkten de meeste kansen bieden. Maak een eerste selectie van drie tot vijf landen die u interessant lijken en vergelijk deze met elkaar. Hulpmiddelen Verschillende tools helpen u bij het bepalen van de marktpotentie en het vergelijken van exportmarkten:

• Wereldrisicokaart: De wereldrisicokaart geeft een overzicht van het risiconiveau van landen over de hele wereld
• Landenrapporten: Deze rapporten geven inzicht in de politieke stabiliteit, economische prestaties en vooruitzichten gebaseerd op de bbp-groei, export, investeringen en consumptie-indicatoren van verschillende landen
• Snapshot Sectorprestaties: Een snapshot van het kredietrisico en de bedrijfsprestaties van kernsectoren in belangrijke markten

Onderzoek of er regelingen zijn voor financiële ondersteuning, zoals de regeling Starters International Business (SIB) van RVO. SIB helpt u bijvoorbeeld met een coachtraject of komt u financieel tegemoet in de kosten voor een jurist of fiscalist. Daarnaast kan RVO een marktverkenning of landenvergelijking voor u uitvoeren. Een compleet overzicht van regelingen vindt u in de subsidie- en financieringswijzer.

Exportplan Houd bij het bepalen van uw nummer 1-land ook de taal- en cultuurverschillen van dat land in uw achterhoofd. De uitkomsten van uw marktonderzoek gebruikt u voor het schrijven van uw exportplan. In het exportplan komt de motivatie voor uw plannen aan bod en brengt u met een interne en externe analyse uw bedrijf en de buitenlandse markt in kaart. Neem in uw externe analyse de internationale concurrentie mee. Dit kunnen lokale en Nederlandse spelers zijn. Meeliften op de export van een Nederlandse aanbieder kan ook exportkansen bieden. Met deze SWOT-analyse ziet u in één oogopslag waar kansen liggen voor uw onderneming en wat extra aandacht vraagt.

Stap 2 Check eventuele invoerbeperkingen

U mag niet zomaar alle producten naar andere landen exporteren. Sommige landen hebben een importverbod op bepaalde producten. Zo mag pornografisch getint materiaal Saudi-Arabië niet in. Of er is sprake van een boycot, bijvoorbeeld de boycot van Rusland op Europese landbouwproducten. Met de goederencode van uw product kijkt u in Access2Markets na of er invoerbeperkingen voor uw exportland gelden. Of dat uw buitenlandse klant een invoervergunning nodig heeft. De klant weet vaak zelf of dit het geval is.

Binnen de EU Wanneer u aan een ander EU-land levert, geldt vrij verkeer van goederen en zijn er minder beperkingen. Soms worden specifieke eisen gesteld aan productveiligheid, gezondheid en etikettering van goederen. Bijvoorbeeld dat voedingsmiddelen een etiket in de taal van het EU-land moeten hebben. De EU stelt eisen aan het verhandelen van bepaalde planten of plantaardige producten tussen lidstaten. Voor agrarische producten kunnen extra bepalingen voor een EU-land gelden. Meer informatie vindt u op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

Stap 3 Achterhaal lokale producteisen

Uw klanten moeten uw producten veilig kunnen gebruiken. Binnen de EU of EER gelden algemene producteisen. Dit zijn wettelijke eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. Naast algemene eisen gelden ook specifieke producteisen. Dit zijn wettelijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften, vaak voor specifieke productgroepen. Alle EU-landen hebben een Product Contact Point. Deze organisaties geven informatie over producteisen en de geldende normen in de EU-lidstaat.

Buiten de EU Elk land heeft zijn eigen wetten en regels. Ga daarom altijd na welke producteisen gelden in het land van uw klant. In Access2Markets vindt u met behulp van de HS-code welke producteisen en procedures per land gelden.

Aanpassen product Soms moet u het product voor de exportmarkt aanpassen. De buitenlandse markt eist meestal productinformatie in de landstaal. U moet dan de verpakkingen, etiketten en gebruiksaanwijzingen vertalen. Ook een technische aanpassing, een aanvullend certificaat of een lokale test kan nodig zijn.

Stap 4 Kies uw entreestrategie

Uw entree op een exportmarkt kunt u op verschillende manieren maken. Aan buitenlandse consumenten leveren door e-commerce met een eigen webshop of via een verkoopplatform is een laagdrempelige manier. In technische sectoren kunt u samenwerken met een groothandel, distributeur of handelsagent. Een distributeur of groothandel kan voorraden voor u aanhouden en uw klanten technisch ondersteunen en service verlenen. Alles zelf doen kan ook. Rechtstreeks vanuit uw Nederlandse vestiging verkopen aan uw buitenlandse klanten of een buitenlandse vestiging openen. Alles zelf doen maakt u minder afhankelijk van samenwerkingspartners. Werken zonder partner brengt vaak grotere financiële risico’s en investeringen in tijd en personeel met zich mee.

Stap 5 Het vinden van betrouwbare partners

U kunt op verschillende manieren buitenlandse partners of klanten vinden. Via inkomende en uitgaande handelsmissies bijvoorbeeld of door bezoek of deelname aan buitenlandse beurzen. Veel van deze bijeenkomsten vinden ook online plaats. Controleer een buitenlandse zakenpartner voordat u met een onbekende partij in zee gaat. Zo kan een kredietverzekeraar, zoals Atradius, voor u uitzoeken of uw toekomstige partner financieel stabiel is. Het kiezen van een betrouwbare zakenpartner is vaak een combinatie van onderbuikgevoel en toetsen op papier.

Benieuwd of uw toekomstige partner of klant financieel stabiel is? Doe een gratis check!

Stel criteria op Wees selectief wanneer het om partners gaat. Zorg dat u een keuze kunt maken. Stel eerst een lijst met eisen op waaraan uw toekomstige partner moet voldoen. Denk aan assortiment, productkennis en een lokaal netwerk. Ga daarna met meerdere partijen in gesprek. Bezoek het land en uw mogelijke partners voordat u een keuze maakt. Zo krijgt u gevoel bij de cultuur en de manier van zakendoen in dat land. De partij die het beste voldoet en fijn aanvoelt, is de partij waarmee u gaat samenwerken. Wees voorzichtig met het weggeven van exclusiviteit. Dit kan ook nadat een partner de eerste resultaten heeft opgeleverd. Soms wil een partner producten juist uit de markt weren en vraagt daarom om exclusiviteit.

Stap 6 Bepaal uw exportprijs

Het bepalen van de exportprijs gaat anders dan u voor Nederlandse klanten gewend bent. U heeft bijvoorbeeld extra kosten voor transport, in- en uitklaringen, de vertaling van uw etiketten of lokale keuring van uw product. Extra kosten die u voor Nederlandse klanten niet maakt. Voordat u afspraken met uw buitenlandse klanten of partners maakt, moet u weten wat uw kosten zijn en welke winstmarge u wilt behalen. Bekijk de prijs van andere aanbieders op uw exportmarkt en neemt dit mee in de prijsstelling. Werk met een uniforme exportprijs en standaard afspraken. Hiermee voorkomt u onderlinge discussie tussen partners en klanten in verschillende landen.

Stap 7 Bepaal het transport

Internationaal transport brengt extra kosten en risico’s met zich mee, ook omdat er meer overslag plaatsvindt. Het soort product, het ordervolume, de bijkomende kosten en snelheid waarmee u klant de order wilt ontvangen, bepalen de transportwijze.

Snelheid en volume Als uw klant een order snel wilt ontvangen en de extra kosten hiervoor betaalt, kies dan voor een express-zending. Kleinere zendingen met slechts een aantal producten of bederfelijke goederen gaan prima per vliegtuig. Een zending met een groot volume of gewicht kan beter over zee. Dit is goedkoper. Een transport met meerdere overslagen via verschillende vervoermiddelen en vervoersbedrijven kunt u laten regelen door een expediteur.

Duidelijkheid Bepaal in een vroeg stadium hoe u de zending gaat vervoeren. De vervoerkosten komen bovenop uw exportprijs en wilt u niet ten koste van de winstmarge laten gaan. Vermeld de bijkomende kosten in uw offerte. Zo hebben zowel uw klant als uzelf duidelijkheid. Met Incoterms® spreekt u met de klant af wie het transport verzorgt en tot welke plaats. Ook spreekt u met deze internationale leveringsvoorwaarden af wie de transportverzekering regelt.

Vracht- en verzekeringskosten Soms geeft uw klant bij aanvraag van een offerte al aan tegen welke Incoterm® hij geleverd wilt krijgen. Wanneer u het transport en de verzekering regelt en betaalt, belast u deze kosten aan uw klant door. Dit kan op twee manieren. U vermeldt de kosten apart op de offerte en uiteindelijke factuur, of u neemt dit bedrag in uw productprijs op.

Stap 8 Denk aan verzekeringen

Tijdens het vervoer kunnen goederen schade oplopen of gestolen worden. De vervoerder is niet standaard verantwoordelijk voor deze schade. Overweeg daarom een transportverzekering. Of u die zelf afsluit of uw klant hangt af van de Incoterm® die u samen afspreekt. Een expediteur kan u hierbij helpen.

Productaansprakelijkheid Als u producten op de markt brengt in Nederland moeten ze veilig en bruikbaar zijn. Deze productaansprakelijkheid geldt ook voor andere EU-landen. Ga na of u een productaansprakelijkheidsverzekering hebt of deze wilt afsluiten.

Valutarisico Uw klant wil mogelijk in een andere valuta dan euro betalen. Zeker wanneer u aan landen buiten de EU levert. Bespreek of uw klant in euro wilt betalen. Zo voorkomt u een mogelijk valutarisico.

Kredietverzekering Producten op factuur leveren, betekent dat uw klant pas betaalt na het leveren van de goederen en na het ontvangen van de factuur. Dit noemen we ook wel leverancierskrediet. Als uw klant de facturen niet kan betalen, bijvoorbeeld door een faillissement, kan een kredietverzekering uitkomst bieden. U ontvangt het geld dan van de verzekeraar.

Benieuwd wat een kredietverzekering van Atradius voor uw onderneming kan betekenen?

Stap 9 Let op invoerheffingen

Binnen de EU geldt vrij verkeer van goederen. Uw klant betaalt geen invoerrechten voor uw producten. Op de factuur zet u 0% btw. Uw afnemer draagt de btw in zijn eigen EU-land af. Hierop gelden uitzonderingen.

Buiten de EU Als uw klant in een land buiten de EU is gevestigd, betaalt hij meestal invoerrechten als hij de goederen importeert. In de Access2Markets-database vind u op productniveau de tarieven van invoerrechten. In deze database staan ook andere invoerbelastingen en de benodigde documenten. Raadpleeg de Market Access Map van International Trade Centre (ITC) voor landen die niet in Acces2Markets staan.

Incoterm®-regel DDP Als uw klant om een DDP-levering vraagt, krijgt u als verkopende partij de meeste verplichtingen. Terwijl dit voor de klant juist het meeste gemak oplevert. Als verkoper bent u bij Incoterm® DDP verantwoordelijk voor het inklaren van de zending in het bestemmingsland. En hierdoor moet u eventuele invoerheffingen, zoals invoerrechten en invoer-btw afdragen. Mogelijk heeft u hiervoor een registratie in het bestemmingsland nodig. Overleg met uw boekhouder wat u hiervoor moet regelen.

Stap 10 Bepaal de betalingsvorm

Zakendoen met klanten in het buitenland is risicovoller dan in Nederland. Doordat u een andere taal spreekt, is het contact anders. Uw klant zit ook nog eens verder weg en door die afstand is het betaald krijgen van openstaande facturen lastiger. Spreek daarom vooraf met uw klant af hoe hij betaalt.

Stap 11 Maak een offerte

Buitenlandse klanten of partners ontvangen bij hun eerste aankoop graag vooraf een offerte. Zo weet uw klant precies wat de prijs, levertijd, valuta of betalingswijze voor een eventuele order is. Zet duidelijk op uw offerte welke kosten u doorberekent aan uw klant. Verwijs in de offerte naar de algemene leveringsvoorwaarden. Als u een goede relatie met uw klanten of partners heeft, ontvangt u vaak direct orders op basis van afgesproken prijzen. Een offerte maken is dan overbodig.

Stap 12 Leg afspraken vast

Nederlanders regelen zaken graag snel en tussendoor. Door het cultuurverschil denkt en werkt uw exportklant vaak anders dan u in Nederland gewend bent. Zorg ervoor dat u afspraken per e-mail vastlegt. Bevestig ook telefonische afspraken per e-mail. Op deze manier heeft u bij eventuele problemen altijd een dossier met afspraken waar u op terug kunt vallen.

Contract U gaat een deal sluiten of een lokale partner aanstellen. Leg de afspraken met uw klant of partner vast in een contract of in de algemene leveringsvoorwaarden. Voor eenmalige leveringen kan uw klant akkoord geven op de uitgebrachte offerte. Dit is niet verplicht, wel verstandig. Als verkopende partij stelt u meestal het contract op, in een voor uw klant begrijpelijke taal. Schakel een jurist in die het contract toetst voordat het getekend wordt.

Modelcontracten Sluit een distributieovereenkomst of agentuurovereenkomst af als u voor een lange termijn gaat samenwerken met een distributeur of handelsagent. Bij de International Chamber of Commerce (ICC) kunt u tegen betaling Engelstalige modelcontracten bestellen. Een contract opstellen is maatwerk. Schakel bij twijfel een juridisch adviseur in.

Weens Koopverdrag Er is internationale wetgeving voor het vastleggen van een overeenkomst, zoals het Weens Koopverdrag. Dit verdrag geldt voor overeenkomsten tussen professionele partijen met een vestiging in verschillende verdragslanden. Meer dan 85 landen, waaronder Nederland, Duitsland, Frankrijk, de Verenigde Staten, China en Japan, zijn bij dit verdrag aangesloten. Het regelt de totstandkoming van de overeenkomst met uw klant. Daarin staan ook de verplichtingen van uw klant en van u. Ook staat beschreven wat de gevolgen zijn bij het niet nakomen van de afspraken.

Blijf eigenaar van de goederen Met het recht van reclame en eigendomsvoorbehoud legt u vast dat u eigenaar van de geleverde goederen blijft tot uw klant de order geheel betaalt. Deze afspraak neemt u op in uw contract of algemene leveringsvoorwaarden. Controleer of het eigendomsvoorbehoud volgens het toepasselijk recht geldig is of anders is dan in Nederland. Als uw klant niet betaalt, kunt u met dit recht de goederen terugvorderen. Dit geldt ook bij een faillissement. Uw levering valt dan niet onder het bezit van uw failliete klant.

Stap 13 Inventariseer uw exportdocumenten

Naast een factuur, paklijst en transportdocumenten heeft u bij de export van goederen regelmatig exportdocumenten nodig. Vooral als u producten exporteert naar landen buiten de EU. Bij zendingen naar andere EU-landen is een transportdocument met factuur en paklijst vaak voldoende. Welke aanvullende documenten u nodig heeft, hangt af van uw producten en het bestemmingsland.

Logistiek dienstverlener Het uitzoeken en aanvragen van de juiste exportdocumenten kost veel tijd. Zeker wanneer u dit voor het eerst doet. U kunt deze werkzaamheden ook overlaten aan een logistiek dienstverlener zoals een expediteur. Een lijst met namen van expediteurs vindt u bijvoorbeeld op FENEX.

Stap 14 Aangifte douane

Als u exporteert naar een andere EU-lidstaat hoeft u niet langs de douane. Hierop gelden uitzonderingen. Wanneer u producten exporteert naar landen buiten de EU moet u de goederen voor uitvoer aangeven bij de Nederlandse Douane. Vervolgens wordt in het aankomstland een invoeraangifte gedaan. Afhankelijk van de gemaakte afspraken bent u of uw klant verantwoordelijk voor de invoeraangifte. Een vervoerder kunt u hierbij helpen, zowel met het papierwerk voor de export vanuit Nederland als de import in het bestemmingsland.

Administratie Bij export van producten naar niet EU-landen moet uw administratie voldoen aan de algemene administratieve verplichtingen die in Nederland gelden. Daarnaast gelden extra administratieve verplichtingen. Zo moet u in uw administratie kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Dit kan met een kopie van de vrachtbrief of factuur van de vervoerder. Als uw administratie op orde is, voorkomt u bij controle mogelijke naheffingen.