Atradius


Internationaal ondernemen: wat komt erbij kijken?

Vijf kansen om te importeren

Inkopen over de grens kan grote voordelen en inzichten bieden. Zo kan het product of de dienst die die u aanbiedt in het buitenland goedkoper zijn. Daarnaast kunt u door buitenlandse producten aan te bieden klanten meer keuze geven en concurrenten een stap voor blijven. We zetten de belangrijkste redenen op een rij:

  • Een gat in de Nederlandse markt benutten door een product of dienst uit het buitenland te halen
  • Besparen op de productiekosten door een deel of geheel in het buitenland te produceren
  • De Nederlandse concurrentie voorblijven met een een aanbod dat beter en goedkoper is
  • Bepaalde grondstoffen of onderdelen voor het product zijn niet in Nederland verkrijgbaar of onvoldoende aanwezig
  • De klant meer keuze aanbieden

Vijf kansen om te exporteren

De voornaamste reden om te exporteren is dat u nieuwe markten wilt betreden zodat uw onderneming kan groeien. Daarbij kan het, naast potentiële omzetgroei, een slimme zet zijn om uw bedrijfsrisico te spreiden over meerdere markten. Hierdoor bent u minder afhankelijk van de thuismarkt. Wellicht is er grote vraag naar uw product of dienst in internationale markten. We zetten de belangrijkste redenen op een rij:

  • Om groei te realiseren zijn nieuwe afzetmarkten nodig
  • Risico’s spreiden over een grotere regio, bijvoorbeeld om de concurrentie in Nederland het hoofd te bieden
  • Uw product of dienst kan in het buitenland waarschijnlijk ook aanslaan
  • De Nederlandse markt is verzadigd en door de grens over te gaan wordt u minder afhankelijk van de binnenlandse markt
  • Steeds meer bedrijven gaan internationaal ondernemen en om uw concurrentiepositie op peil te houden is het nodig daaraan mee te doen
"Internationaal verkopen is meer dan alleen een webshop of dienst vertalen. Veel landen hebben een zakencultuur die veel afwijkt van de Nederlandse cultuur"

Valkuilen bij internationaal ondernemen

Als u internationaal zakendoet komt u al snel op onbekend terrein. Uw zakenpartner spreekt een andere taal en de wet- en regelgeving is ook anders dan op de thuismarkt. Een goede voorbereiding is het halve werk en kan veel tijd, geld en energie besparen. Of u nu gaat importeren of exporteren of een onderneming in het buitenland gaat opzetten, deze vijf valkuilen liggen op de loer:

1 U bent onvoldoende voorbereid

Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar onderschat de voorbereiding niet. Voordat u start met internationaal zakendoen zet u een aantal stappen ter voorbereiding. Voer eerst een marktonderzoek uit voordat u aan buitenlandse markten gaat leveren. Denk na over uw motivatie en breng met een interne en externe analyse uw bedrijf en de nieuwe markt in kaart. Ga in gesprek met uw lokale zakenpartner en onderzoek wat deze belangrijk vindt aan een product of dienst. Op deze manier kunt u slim inspelen op lokale wensen en hierop uw product of dienst en marketing afstemmen. Denk bij uw voorbereiding ook aan personeel. Uw plannen beïnvloeden hun werkzaamheden. Breng ze vooraf op de hoogte en neem ze mee in uw visie en plannen.

2 U onderschat cultuurverschillen

Buitenlandse markten kennen andere wetten, regels, talen en culturen. Uw buitenlandse leverancier of afnemer heeft een andere manier van zakendoen dan u. Nederlanders communiceren vaak direct en willen snel zakendoen. Dit kan in andere culturen hard en onbeleefd overkomen. Persoonlijke relaties onderhouden en kennis opdoen over de lokale cultuur zorgt voor onderling vertrouwen. Investeer hier tijd in. Zie cultuurverschillen niet als hindernissen, maar als kansen om uw zakenpartner beter te leren kennen.

3 Geen rekening houden met producteisen en aansprakelijkheid

Als internationale ondernemer krijgt u altijd te maken met de producteisen van het bestemmingsland. Producten moeten veilig en bruikbaar zijn voordat u ze op de markt brengt en hiervoor bent u aansprakelijk. Onderzoek vooraf welke wetten en regels gelden in het land waar u verkoopt. Als u niet voldoet aan de producteisen van het bestemmingsland kunnen mogelijke boetes volgen of kan de hele productie worden gestaakt.

4 Een onbetrouwbare leverancier of afnemer

Als u contact met een buitenlandse leverancier of afnemer hebt, wilt u graag weten met wie u zakendoet en of deze partij betrouwbaar is. Met een onbetrouwbare zakenpartner loopt u risico op financiële en/of reputatieschade. Partnerkeuze is vaak een combinatie van onderbuikgevoel en toetsen op papier. Een kredietverzekeraar, zoals Atradius, kan bijvoorbeeld voor u uitzoeken of uw leverancier of afnemer financieel stabiel is. Verder kunt u informatie inwinnen bij buitenlandse handelsregisters of Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. Leg de afspraken met uw buitenlandse zakenpartner schriftelijk vast. Bij een geschil met uw zakenpartner verlaat u mogelijk het Nederlands rechtssysteem en geldt het buitenlands recht.

5 U loopt betalingsrisico

Vermijd zoveel mogelijk betalingsrisico's als u internationaal zakendoet. Als exporteur wilt u zeker weten dat u betaald krijgt als u goederen of diensten levert. Als importeur wilt u uw levering op tijd ontvangen. Een kredietverzekering kan bijvoorbeeld het risico van non-betaling verkleinen. U kunt als exporteur ook werken met deelfacturen. Andersom kunt u als importeur onderhandelen en om deelfacturen vragen. Als u over de grens inkoopt of levert vindt de betaling mogelijk in een andere valuta dan euro plaats. Bespreek of betalen in euro mogelijk is. Zo voorkomt u een eventueel valutarisico. Met een kredietverzekering van Atradius kunt u vooraf een kredietwaardigheidscheck doen van de prospect waarmee u in het buitenland zaken wil gaan doen.

Mocht een betaling uitblijven, dan kunt u de vordering uitbesteden aan Atradius Collections. Dit is een professioneel incassobureau met wereldwijde dekking. Mocht de betaling uiteindelijk uitblijven, dan is tot 90% van de vordering verzekerd.

Krijg meer inzicht in uw import- en exportproces

Stappenplan importeren

Haalt u een product uit het buitenland, dan komt daar meer bij kijken dan bij een binnenlandse aankoop. Succesvol starten met importeren lukt als u over voldoende kennis van het importproces beschikt. De 14 stappen uit dit stappenplan geven inzicht in het importproces. Of u nu gadgets wilt importeren uit China of robuuste machines uit Duitsland. Het importstappenplan helpt u met de voorbereiding.

stap 1 Marktonderzoek

Voordat u start met importeren wilt u weten of uw importplannen haalbaar zijn. Breng daarom de afzetmarkt in kaart. Marktonderzoek helpt hierbij. U kunt verschillende bronnen met marktinformatie gratis raadplegen. Gebruik de uitkomsten van uw marktonderzoek voor het maken van een importplan. In het importplan zet u de mogelijkheden, kansen en bedreigingen naast elkaar. Zo weet u of uw onderneming klaar is om te importeren.

Stap 2 Check eventuele invoerbeperkingen

Zoek uit of er invoerbeperkingen of invoervoorschriften gelden voor uw product. De meeste producten mag u gewoon invoeren. Importeert u uit een land buiten de EU dan krijg u soms te maken met invoerverboden, bijvoorbeeld als gevolg van sancties. Sommige producten mag u alleen met een invoervergunning of ander document invoeren. Importeert u producten uit een lidstaat van de EU dan gelden er bijna geen beperkingen.

Stap 3 Kies uw rol, importeur of handelsagent?

Als importeur koopt u zelf producten in bij een buitenlandse leverancier voor eigen gebruik of wederverkoop. Verhandelt u de producten dan legt u voorraden aan en bepaalt u zelf de winstmarge. Als handelsagent zoekt u in opdracht van een buitenlands bedrijf naar klanten in uw thuismarkt. U koopt niet zelf in maar u bemiddelt. De buitenlandse leverancier factureert en levert vaak rechtstreeks aan de door u aangebrachte klant. Als handelsagent geniet u wettelijke bescherming. Bekijk de verschillen tussen importeur en handelsagent en kies uw rol. Importeur Als importeur koopt u goederen van een buitenlandse leverancier. U bent zijn eindafnemer. U kunt importeren voor eigen gebruik. Bijvoorbeeld omdat u producent bent en bepaalde grondstoffen nodig hebt uit het buitenland. Maar u kunt ook producten importeren om deze hierna door te verkopen. In dat geval bent u importeur en wederverkoper. Een wederverkoper wordt ook distributeur genoemd.

Handelsagent Als handelsagent koopt u zelf geen producten in. U bemiddelt namens een buitenlandse leverancier. U legt voor hem contacten met potentiële klanten in uw thuismarkt (bijvoorbeeld Nederland of de Benelux). De leverancier (ook wel opdrachtgever of principaal genoemd) levert en factureert niet aan u als handelsagent, maar rechtstreeks aan de klant. Uiteraard kunt u ook afspreken dat u de klant factureert, maar dat is dan altijd voor rekening en risico van de principaal. Bent u handelsagent, dan bent u dus geen importeur (de binnenlandse klant van de buitenlandse leverancier is dan importeur). Let op: Werkt u voor één principaal dan ziet de Belastingdienst dit misschien als loondienst. De Belastingdienst beschouwt u in dat geval niet als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Zorg er dus als zelfstandig handelsagent voor dat u samenwerkt met meer dan één principaal.

Stap 4 Achterhaal de producteisen

Ieder product dat op de markt verschijnt moet veilig zijn. Zo moeten machines op de Europese markt vaak voldoen aan de eisen van de CE-machinerichtlijn. Ook voor andere productgroepen, waaronder speelgoed, medische hulpmiddelen en elektrische of elektronische apparatuur gelden CE-richtlijnen. Importeert u levensmiddelen dan moet u voldoen aan eisen op het gebied van voedselveiligheid.

Stap 5 Vind uw leverancier

Voor het vinden van buitenlandse leveranciers heeft u verschillende mogelijkheden. Bijvoorbeeld door beursbezoek of beursdeelname of u schakelt het ambassadenetwerk van de Nederlandse overheid in. Houd rekening met cultuurverschillen en check de betrouwbaarheid van uw mogelijke leverancier. Ga na of het bedrijf ingeschreven staat in een buitenlands handelsregister en of het een financieel gezond bedrijf is. Vraag indien mogelijk om gratis samples en vergelijk zo de producten van verschillende leveranciers op kwaliteit, kleur of vormgeving.

Stap 6 Vraag een offerte aan

Vraag de leverancier om een duidelijke offerte. Een offerte bevat verschillende onderdelen, zoals de prijs, levertijd en de wijze van betalen. Onderhandel eventueel over de offerte en vraag als dat nodig is om een aanpassing. Kijk of in de offerte ook iets staat over de Incoterms®. Dit zijn internationale standaardafspraken over het vervoer van goederen. Maak gebruik van een van deze Incoterms® en spreek zo met uw leverancier af wie verantwoordelijk is voor het regelen van het vervoer en wie tijdens het vervoer verantwoordelijk is voor de goederen en daarmee het risico draagt van schade aan de goederen.

Stap 7 Bepaal het transport

Vervoer kan over de weg, over het spoor, over het water en door de lucht. Elke vervoerswijze kent voor- en nadelen. Wilt u snel een pakketzending ontvangen uit het buitenland? Dan kiest u voor express vervoer. Gaat het om transport met verschillende vervoermiddelen en vervoersbedrijven, dan kunt u een expediteur inschakelen. Een expediteur is een transportbemiddelaar, een soort tussenpersoon. Hij zorgt voor het vervoer van uw goederen en regelt of helpt bij het verkrijgen van de juiste documenten. Importeert u uit een land buiten de EU? Dan klaart hij de goederen voor u in bij de douane.

Stap 8 Verdiep u in betalingsvormen

Met de leverancier spreekt u af hoe u betaalt. Bij betaling achteraf loopt u als importeur geen risico. Wanneer u beiden zekerheid wilt dan kunt u kiezen voor betaling op basis van documenten. Nadat de leverancier de juiste handelsdocumenten zoals een vervoersdocument of oorsprongscertificaat aan u overhandigt, betaalt u voor de goederen. De leverancier heeft zo meer zekerheid dat u betaalt en u bent zeker van de levering van de goederen. Het documentair incasso en de letter of credit zijn twee betalingsvormen op basis van documenten. Laat u door uw bank adviseren over de betalingsvorm die het beste bij uw transactie past.

Stap 9 Denk aan verzekeringen

Een transporteur is tot een maximumbedrag per kilo aansprakelijk voor de schade die tijdens het vervoer ontstaat. Als er sprake is van overmacht is een vervoerder helemaal niet aansprakelijk. Een transportverzekering biedt dan uitkomst. Of u een transportverzekering nodig hebt hangt af van de Incoterm® die u afspreekt met de leverancier. U verzekeren tegen productaansprakelijkheid is handig als u producten uit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) importeert. Of als u een product onder private label op de markt brengt. U bent dan gedekt voor de schade die ontstaat door een gebrek aan het product. Betaalt u uw leverancier in een andere valuta dan de euro? Dan loopt u mogelijk valutarisico waardoor u uw product duurder inkoopt. U kunt valutarisico’s op verschillende manieren afdekken.

Stap 10 Wel of geen aangifte bij de douane

De standaardregel is dat u niet langs de douane hoeft als u importeert uit een lidstaat van de EU. Er gelden wel uitzonderingen, zo krijgt u wel met douaneverplichtingen te maken als u accijnsgoederen importeert uit landen binnen de EU. En u heeft douanedocumenten nodig als u goederen importeert uit Italië die u via Zwitserland, een niet EU-land, vervoert. Bij import van producten uit landen buiten de EU moet u de goederen voor invoer aangeven bij de douane. Een douaneaangifte gebeurt digitaal. Meestal doet een douanevertegenwoordiger zoals een logistiek dienstverlener of douane-expediteur dit voor u.

Stap 11 Houd rekening met importbelastingen

U betaalt geen invoerrechten voor producten die u importeert uit een EU-land. Controleer wel hoe het zit met de btw-regels binnen de EU. Als importeur ontvangt u meestal van de leverancier uit het andere EU-land een factuur met 0% btw. De Nederlandse btw moet u dan zelf berekenen en in uw btw-aangifte aangeven. Invoerrechten betaalt u meestal wel als u importeert uit landen buiten de EU. Hoeveel invoerrechten u betaalt hangt af van de goederencode van het product. Goederencodes gebruikt de douane voor het indelen van producten. Importeert u producten uit een land waarmee de EU een handelsverdrag heeft? Dan betaalt u vaak minder of geen invoerrechten. U heeft dan wel oorsprongsdocumenten of oorsprongsverklaringen nodig van uw leverancier. Naast eventuele invoerrechten betaalt u btw bij invoer als u importeert uit niet-EU-landen.

Stap 12 Inventariseer de importdocumenten

Als u producten uit het buitenland importeert heeft u importdocumenten nodig. Bij importzendingen uit andere EU-landen is een transportdocument met factuur en paklijst vaak voldoende. Voor zendingen uit niet-EU-landen gelden vaak aanvullende documenten. Zoals douanedocumenten, oorsprongsdocumenten, gezondheidscertificaten, invoercertificaten of invoervergunningen. Deze documenten zijn vaak afkomstig van overheidsorganisaties. Informeer vooraf bij uw douane-expediteur welke documenten u nodig heeft voor de invoer van uw product uit een land buiten de EU.

Stap 13 Maak een kostprijsberekening

Met kostprijsberekening krijgt u inzichtelijk welke kosten u maakt om het product naar Nederland te halen en welke prijs u moet vragen om er ook nog iets aan te verdienen. Directe kosten zijn kosten die direct bij het product horen, zoals de inkoopprijs, kosten voor transport en invoerrechten. Hoe hoog uw directe kosten zijn verschilt per land en per product. Importeert u bijvoorbeeld producten uit en vervaardigd in Indonesië? Dan betaalt u vaak minder invoerrechten dan bij import uit China. En hoe verder het land van uw leverancier, hoe hoger de transportkosten vaak zullen zijn. Bij indirecte kosten horen uw vaste bedrijfskosten, zoals reclamebudget, reiskosten en het salaris van personeel.

Stap 14 Leg afspraken vast

Heeft u alle kosten en het hele importproces inzichtelijk en wilt u een deal sluiten? Leg dan de afspraken met uw leverancier bij voorkeur vast in een contract. Zo weet u beiden elkaars rechten en plichten. Een contract geeft duidelijkheid en voorkomt conflicten. Meestal zorgt de leverancier als verkopende partij voor het opstellen van een contract. Schakel een jurist gespecialiseerd in het van toepassing zijnde recht in die het contract vóór ondertekening toetst. Werk met een distributieovereenkomst of agentuurovereenkomst als u een structurele samenwerking aangaat als distributeur of handelsagent.

Stappenplan exporteren

U wilt goed voorbereid de buitenlandse markt betreden. Met dit stappenplan krijgt u in 14 stappen inzicht in uw exportproces en kunt u uw export tot in de puntjes voorbereiden. Vanaf het onderzoeken van de markt tot het afleveren van uw product bij uw buitenlandse klant. Zo heeft u uw markt en de benodigde acties steeds scherp in beeld.

Het invullen van het stappenplan en de uitkomst verschillen per land en product. Wanneer u kansen in een ander land of met een ander product ziet, begint uw voorbereiding weer opnieuw.

stap 1 Onderzoek de exportmarkt

Het betreden en bewerken van een nieuwe buitenlandse markt kost meer tijd dan zakendoen in uw thuismarkt. Tussen het maken van exportplannen en uw eerste factuur aan een buitenlandse klant kan wel 2 tot 3 jaar zitten. Als u nog niet weet naar welk land u wilt exporteren, onderzoek dan eerst welke exportmarkten de meeste kansen bieden. Maak een eerste selectie van drie tot vijf landen die u interessant lijken en vergelijk deze met elkaar. Hulpmiddelen Verschillende tools helpen u bij het bepalen van de marktpotentie en het vergelijken van exportmarkten:

  • Wereldrisicokaart: De wereldrisicokaart geeft een overzicht van het risiconiveau van landen over de hele wereld
  • Landenrapporten: Deze rapporten geven inzicht in de politieke stabiliteit, economische prestaties en vooruitzichten gebaseerd op de bbp-groei, export, investeringen en consumptie-indicatoren van verschillende landen
  • Snapshot Sectorprestaties: Een snapshot van het kredietrisico en de bedrijfsprestaties van kernsectoren in belangrijke markten

Onderzoek of er regelingen zijn voor financiële ondersteuning, zoals de regeling Starters International Business (SIB) van RVO. SIB helpt u bijvoorbeeld met een coachtraject of komt u financieel tegemoet in de kosten voor een jurist of fiscalist. Daarnaast kan RVO een marktverkenning of landenvergelijking voor u uitvoeren. Een compleet overzicht van regelingen vindt u in de subsidie- en financieringswijzer.

Exportplan Houd bij het bepalen van uw nummer 1-land ook de taal- en cultuurverschillen van dat land in uw achterhoofd. De uitkomsten van uw marktonderzoek gebruikt u voor het schrijven van uw exportplan. In het exportplan komt de motivatie voor uw plannen aan bod en brengt u met een interne en externe analyse uw bedrijf en de buitenlandse markt in kaart. Neem in uw externe analyse de internationale concurrentie mee. Dit kunnen lokale en Nederlandse spelers zijn. Meeliften op de export van een Nederlandse aanbieder kan ook exportkansen bieden. Met deze SWOT-analyse ziet u in één oogopslag waar kansen liggen voor uw onderneming en wat extra aandacht vraagt.

Stap 2 Check eventuele invoerbeperkingen

U mag niet zomaar alle producten naar andere landen exporteren. Sommige landen hebben een importverbod op bepaalde producten. Zo mag pornografisch getint materiaal Saudi-Arabië niet in. Of er is sprake van een boycot, bijvoorbeeld de boycot van Rusland op Europese landbouwproducten. Met de goederencode van uw product kijkt u in Access2Markets na of er invoerbeperkingen voor uw exportland gelden. Of dat uw buitenlandse klant een invoervergunning nodig heeft. De klant weet vaak zelf of dit het geval is.

Binnen de EU Wanneer u aan een ander EU-land levert, geldt vrij verkeer van goederen en zijn er minder beperkingen. Soms worden specifieke eisen gesteld aan productveiligheid, gezondheid en etikettering van goederen. Bijvoorbeeld dat voedingsmiddelen een etiket in de taal van het EU-land moeten hebben. De EU stelt eisen aan het verhandelen van bepaalde planten of plantaardige producten tussen lidstaten. Voor agrarische producten kunnen extra bepalingen voor een EU-land gelden. Meer informatie vindt u op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

Stap 3 Achterhaal lokale producteisen

Uw klanten moeten uw producten veilig kunnen gebruiken. Binnen de EU of EER gelden algemene producteisen. Dit zijn wettelijke eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. Naast algemene eisen gelden ook specifieke producteisen. Dit zijn wettelijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften, vaak voor specifieke productgroepen. Alle EU-landen hebben een Product Contact Point. Deze organisaties geven informatie over producteisen en de geldende normen in de EU-lidstaat.

Buiten de EU Elk land heeft zijn eigen wetten en regels. Ga daarom altijd na welke producteisen gelden in het land van uw klant. In Access2Markets vindt u met behulp van de HS-code welke producteisen en procedures per land gelden.

Aanpassen product Soms moet u het product voor de exportmarkt aanpassen. De buitenlandse markt eist meestal productinformatie in de landstaal. U moet dan de verpakkingen, etiketten en gebruiksaanwijzingen vertalen. Ook een technische aanpassing, een aanvullend certificaat of een lokale test kan nodig zijn.

Stap 4 Kies uw entreestrategie

Uw entree op een exportmarkt kunt u op verschillende manieren maken. Aan buitenlandse consumenten leveren door e-commerce met een eigen webshop of via een verkoopplatform is een laagdrempelige manier. In technische sectoren kunt u samenwerken met een groothandel, distributeur of handelsagent. Een distributeur of groothandel kan voorraden voor u aanhouden en uw klanten technisch ondersteunen en service verlenen. Alles zelf doen kan ook. Rechtstreeks vanuit uw Nederlandse vestiging verkopen aan uw buitenlandse klanten of een buitenlandse vestiging openen. Alles zelf doen maakt u minder afhankelijk van samenwerkingspartners. Werken zonder partner brengt vaak grotere financiële risico’s en investeringen in tijd en personeel met zich mee.

Stap 5 Het vinden van betrouwbare partners

U kunt op verschillende manieren buitenlandse partners of klanten vinden. Via inkomende en uitgaande handelsmissies bijvoorbeeld of door bezoek of deelname aan buitenlandse beurzen. Veel van deze bijeenkomsten vinden ook online plaats. Controleer een buitenlandse zakenpartner voordat u met een onbekende partij in zee gaat. Zo kan een kredietverzekeraar, zoals Atradius, voor u uitzoeken of uw toekomstige partner financieel stabiel is. Het kiezen van een betrouwbare zakenpartner is vaak een combinatie van onderbuikgevoel en toetsen op papier.

Benieuwd of uw toekomstige partner of klant financieel stabiel is? Doe een gratis check!

Stel criteria op Wees selectief wanneer het om partners gaat. Zorg dat u een keuze kunt maken. Stel eerst een lijst met eisen op waaraan uw toekomstige partner moet voldoen. Denk aan assortiment, productkennis en een lokaal netwerk. Ga daarna met meerdere partijen in gesprek. Bezoek het land en uw mogelijke partners voordat u een keuze maakt. Zo krijgt u gevoel bij de cultuur en de manier van zakendoen in dat land. De partij die het beste voldoet en fijn aanvoelt, is de partij waarmee u gaat samenwerken. Wees voorzichtig met het weggeven van exclusiviteit. Dit kan ook nadat een partner de eerste resultaten heeft opgeleverd. Soms wil een partner producten juist uit de markt weren en vraagt daarom om exclusiviteit.

Stap 6 Bepaal uw exportprijs

Het bepalen van de exportprijs gaat anders dan u voor Nederlandse klanten gewend bent. U heeft bijvoorbeeld extra kosten voor transport, in- en uitklaringen, de vertaling van uw etiketten of lokale keuring van uw product. Extra kosten die u voor Nederlandse klanten niet maakt. Voordat u afspraken met uw buitenlandse klanten of partners maakt, moet u weten wat uw kosten zijn en welke winstmarge u wilt behalen. Bekijk de prijs van andere aanbieders op uw exportmarkt en neemt dit mee in de prijsstelling. Werk met een uniforme exportprijs en standaard afspraken. Hiermee voorkomt u onderlinge discussie tussen partners en klanten in verschillende landen.

Stap 7 Bepaal het transport

Internationaal transport brengt extra kosten en risico’s met zich mee, ook omdat er meer overslag plaatsvindt. Het soort product, het ordervolume, de bijkomende kosten en snelheid waarmee u klant de order wilt ontvangen, bepalen de transportwijze.

Snelheid en volume Als uw klant een order snel wilt ontvangen en de extra kosten hiervoor betaalt, kies dan voor een express-zending. Kleinere zendingen met slechts een aantal producten of bederfelijke goederen gaan prima per vliegtuig. Een zending met een groot volume of gewicht kan beter over zee. Dit is goedkoper. Een transport met meerdere overslagen via verschillende vervoermiddelen en vervoersbedrijven kunt u laten regelen door een expediteur.

Duidelijkheid Bepaal in een vroeg stadium hoe u de zending gaat vervoeren. De vervoerkosten komen bovenop uw exportprijs en wilt u niet ten koste van de winstmarge laten gaan. Vermeld de bijkomende kosten in uw offerte. Zo hebben zowel uw klant als uzelf duidelijkheid. Met Incoterms® spreekt u met de klant af wie het transport verzorgt en tot welke plaats. Ook spreekt u met deze internationale leveringsvoorwaarden af wie de transportverzekering regelt.

Vracht- en verzekeringskosten Soms geeft uw klant bij aanvraag van een offerte al aan tegen welke Incoterm® hij geleverd wilt krijgen. Wanneer u het transport en de verzekering regelt en betaalt, belast u deze kosten aan uw klant door. Dit kan op twee manieren. U vermeldt de kosten apart op de offerte en uiteindelijke factuur, of u neemt dit bedrag in uw productprijs op.

Stap 8 Denk aan verzekeringen

Tijdens het vervoer kunnen goederen schade oplopen of gestolen worden. De vervoerder is niet standaard verantwoordelijk voor deze schade. Overweeg daarom een transportverzekering. Of u die zelf afsluit of uw klant hangt af van de Incoterm® die u samen afspreekt. Een expediteur kan u hierbij helpen.

Productaansprakelijkheid Als u producten op de markt brengt in Nederland moeten ze veilig en bruikbaar zijn. Deze productaansprakelijkheid geldt ook voor andere EU-landen. Ga na of u een productaansprakelijkheidsverzekering hebt of deze wilt afsluiten.

Valutarisico Uw klant wil mogelijk in een andere valuta dan euro betalen. Zeker wanneer u aan landen buiten de EU levert. Bespreek of uw klant in euro wilt betalen. Zo voorkomt u een mogelijk valutarisico.

Kredietverzekering Producten op factuur leveren, betekent dat uw klant pas betaalt na het leveren van de goederen en na het ontvangen van de factuur. Dit noemen we ook wel leverancierskrediet. Als uw klant de facturen niet kan betalen, bijvoorbeeld door een faillissement, kan een kredietverzekering uitkomst bieden. U ontvangt het geld dan van de verzekeraar.

Benieuwd wat een kredietverzekering van Atradius voor uw onderneming kan betekenen?

Stap 9 Let op invoerheffingen

Binnen de EU geldt vrij verkeer van goederen. Uw klant betaalt geen invoerrechten voor uw producten. Op de factuur zet u 0% btw. Uw afnemer draagt de btw in zijn eigen EU-land af. Hierop gelden uitzonderingen.

Buiten de EU Als uw klant in een land buiten de EU is gevestigd, betaalt hij meestal invoerrechten als hij de goederen importeert. In de Access2Markets-database vind u op productniveau de tarieven van invoerrechten. In deze database staan ook andere invoerbelastingen en de benodigde documenten. Raadpleeg de Market Access Map van International Trade Centre (ITC) voor landen die niet in Acces2Markets staan.

Incoterm®-regel DDP Als uw klant om een DDP-levering vraagt, krijgt u als verkopende partij de meeste verplichtingen. Terwijl dit voor de klant juist het meeste gemak oplevert. Als verkoper bent u bij Incoterm® DDP verantwoordelijk voor het inklaren van de zending in het bestemmingsland. En hierdoor moet u eventuele invoerheffingen, zoals invoerrechten en invoer-btw afdragen. Mogelijk heeft u hiervoor een registratie in het bestemmingsland nodig. Overleg met uw boekhouder wat u hiervoor moet regelen.

Stap 10 Bepaal de betalingsvorm

Zakendoen met klanten in het buitenland is risicovoller dan in Nederland. Doordat u een andere taal spreekt, is het contact anders. Uw klant zit ook nog eens verder weg en door die afstand is het betaald krijgen van openstaande facturen lastiger. Spreek daarom vooraf met uw klant af hoe hij betaalt.

Stap 11 Maak een offerte

Buitenlandse klanten of partners ontvangen bij hun eerste aankoop graag vooraf een offerte. Zo weet uw klant precies wat de prijs, levertijd, valuta of betalingswijze voor een eventuele order is. Zet duidelijk op uw offerte welke kosten u doorberekent aan uw klant. Verwijs in de offerte naar de algemene leveringsvoorwaarden. Als u een goede relatie met uw klanten of partners heeft, ontvangt u vaak direct orders op basis van afgesproken prijzen. Een offerte maken is dan overbodig.

Stap 12 Leg afspraken vast

Nederlanders regelen zaken graag snel en tussendoor. Door het cultuurverschil denkt en werkt u exportklant vaak anders dan u in Nederland gewend bent. Zorg ervoor dat u afspraken per e-mail vastlegt. Bevestig ook telefonische afspraken per e-mail. Bij eventuele problemen heeft u altijd een dossier met afspraken waar u op terug kunt vallen.

Contract U gaat een deal sluiten of een lokale partner aanstellen. Leg de afspraken met uw klant of partner vast in een contract of in de algemene leveringsvoorwaarden. Voor eenmalige leveringen kan uw klant akkoord geven op de uitgebrachte offerte. Dit is niet verplicht, wel verstandig. Als verkopende partij stelt u meestal het contract op, in een voor uw klant begrijpelijke taal. Schakel een jurist in die het contract toetst voordat het getekend wordt.

Modelcontracten Sluit een distributieovereenkomst of agentuurovereenkomst af als u voor een lange termijn gaat samenwerken met een distributeur of handelsagent. Bij de International Chamber of Commerce (ICC) kunt u tegen betaling Engelstalige modelcontracten bestellen. Een contract opstellen is maatwerk. Schakel bij twijfel een juridisch adviseur in.

Weens Koopverdrag Er is internationale wetgeving voor het vastleggen van een overeenkomst, zoals het Weens Koopverdrag. Dit verdrag geldt voor overeenkomsten tussen professionele partijen met een vestiging in verschillende verdragslanden. Meer dan 85 landen, waaronder Nederland, Duitsland, Frankrijk, de Verenigde Staten, China en Japan, zijn bij dit verdrag aangesloten. Het regelt de totstandkoming van de overeenkomst met uw klant. Daarin staan ook de verplichtingen van uw klant en van u. Ook staat beschreven wat de gevolgen zijn bij het niet nakomen van de afspraken.

Blijf eigenaar van de goederen Met het recht van reclame en eigendomsvoorbehoud legt u vast dat u eigenaar van de geleverde goederen blijft tot uw klant de order geheel betaalt. Deze afspraak neemt u op in uw contract of algemene leveringsvoorwaarden. Controleer of het eigendomsvoorbehoud volgens het toepasselijk recht geldig is of anders is dan in Nederland. Als uw klant niet betaalt, kunt u met dit recht de goederen terugvorderen. Dit geldt ook bij een faillissement. Uw levering valt dan niet onder het bezit van uw failliete klant.

Stap 13 Inventariseer uw exportdocumenten

Naast een factuur, paklijst en transportdocumenten heeft u bij de export van goederen regelmatig exportdocumenten nodig. Vooral als u producten exporteert naar landen buiten de EU. Bij zendingen naar andere EU-landen is een transportdocument met factuur en paklijst vaak voldoende. Welke aanvullende documenten u nodig heeft, hangt af van uw producten en het bestemmingsland.

Logistiek dienstverlener Het uitzoeken en aanvragen van de juiste exportdocumenten kost veel tijd. Zeker wanneer u dit voor het eerst doet. U kunt deze werkzaamheden ook overlaten aan een logistiek dienstverlener zoals een expediteur. Een lijst met namen van expediteurs vindt u bijvoorbeeld op FENEX.

Stap 14 Leg afspraken vast

Als u exporteert naar een andere EU-lidstaat hoeft u niet langs de douane. Hierop gelden uitzonderingen. Wanneer u producten exporteert naar landen buiten de EU moet u de goederen voor uitvoer aangeven bij de Nederlandse Douane. Vervolgens wordt in het aankomstland een invoeraangifte gedaan. Afhankelijk van de gemaakte afspraken bent u of uw klant verantwoordelijk voor de invoeraangifte. Een vervoerder kunt u hierbij helpen, zowel met het papierwerk voor de export vanuit Nederland als de import in het bestemmingsland.

Administratie Bij export van producten naar niet EU-landen moet uw administratie voldoen aan de algemene administratieve verplichtingen die in Nederland gelden. Daarnaast gelden extra administratieve verplichtingen. Zo moet u in uw administratie kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Dit kan met een kopie van de vrachtbrief of factuur van de vervoerder. Als uw administratie op orde is, voorkomt u bij controle mogelijke naheffingen.

Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen?

Bent u na het lezen van dit whitepaper nog enthousiaster geworden om internationaal zaken te doen, of heeft u vragen over uw huidige aanpak? Atradius adviseert u graag over de kansen en informeert u hoe u risico’s kunt beperken, hoe u de omzet veilig kunt stellen en geeft u financieel inzicht in uw afnemers. Wij bieden voor elk type bedrijf en elk type risico de beste oplossing. Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen of heeft u een specifieke vraag? Plan een gratis adviesgesprek in met één van onze specialisten.