Atradius


In enkele stappen uw openstaande facturen managen

Wist u dat een onbetaalde factuur meer kost dan het factuurbedrag?

Of het nou om € 100, € 1000 of € 10.000 gaat: een onbetaalde factuur kost u meer geld dan onderaan de factuur staat. Hoe dat kan? Elke dag dat een factuur openstaat kost uw onderneming geld. U loopt rente mis en kunt het geld niet investeren. Omzet is pas winst als het op uw bankrekening staat.

Hoeveel geld loopt u mis? Voor u kunt berekenen hoeveel geld u misloopt, dient u te weten wat uw DSO is (Days of Sales Outstanding). Dit is het aantal dagen dat een factuur gemiddeld openstaat voordat het geld binnenkomt op uw rekening. Het Nederlandse gemiddelde is 48 dagen. Als u weet dat de gemiddelde betaaltermijn 30 dagen is, dan kunt u zien dat u niet de enige bent met onbetaalde facturen.

Hoe weet u of uw facturen te laat betaald worden? Dat hangt af van uw onderneming en de branche waarin u actief bent. Gemiddeld is een DSO tot 50 dagen nog acceptabel. Is uw DSO hoger? Dan kunt u de eerste winst pakken door uw debiteurenbeheer aan te scherpen. Ook is het slim om te kijken naar de financiële situatie van uw klanten.

Uw DSO berekenen? Om uw Days of Sales Outstanding (DSO) te berekenen, maakt u deze berekening: (Openstaand bedrag/Omzet x 365 = …) Voorbeeld: Klaas Klaassens B.V. heeft een omzet van € 500.000 per jaar en één niet betaalde factuur van € 50.000. Klaas heeft een DSO van € 50.000/€ 500.000 x 365 = 36,5 dagen.

Wilt u een strak debiteurenbeheer? Dan loont het om de volgende berekening te maken. U ziet dan hoeveel rente u misloopt. Hoeveel geld u misloopt door verlate investeringen of uw eigen onbetaalde rekeningen, laat deze som niet zien. (Openstaand bedrag x jaarlijks rentepercentage)/ DSO = Rentekosten per dag. Klaas Klaassens B.V. heeft een openstaand bedrag van € 100.000, een jaarlijks rentepercentage van 6% en een DSO van 73 dagen. Het rentebedrag wat hij per dag laat liggen is dan (€ 100.000 x 6%)/73 = € 82.

Onbetaalde facturen voorkomen?

Stap 1 Weet met wie u zakendoet

Het liefst wilt u met iedereen in zee gaan, zoveel mogelijk geld verdienen en doorgroeien. Maar niet elke klant is de juiste klant. Veel ondernemers moeten lang op hun geld wachten, omdat ze zakendoen met iemand die zijn betalingsverplichting niet kan of wil nakomen. En dan zitten ze achteraf met een hoop gedoe. Dit soort tijdrovende klanten kunt u voorkomen door uw klanten te checken op kredietwaardigheid. Een hele logische stap volgens ons. Voor uzelf iets koopt, checkt u vaak de winkel of de reviews van een product? Een product met gemiddeld twee sterren laat u ook links liggen toch?

Bouw aan een klantenbestand dat betaalt Voorkomen is altijd beter dan genezen. Voordat u met een nieuwe klant in zee gaat, is het verstandig deze te checken op kredietwaardigheid. Dit kunt u bijvoorbeeld laten doen door een kredietinformatiebureau.

Een kredietwaardigheidscheck Met een kredietwaardigheidscheck verkrijgt u meer inzicht in de financiële positie van uw (potentiële) klant dan de informatie die u verkrijgt van een kredietinformatiebureau.

Wanneer u een kredietcheck via Atradius uitvoert, krijgt u dit in een rapport aangeleverd. In het rapport wordt een kwalificatie gegeven over de mate van kredietwaardigheid van de partij in kwestie. Het rapportcijfer geeft in hoeverre de klant openstaande facturen kan betalen. Tevens is het cijfer van invloed op het bedrag waarvoor u verzekerd aan uw klant kunt leveren.

Een kredietcheck kan u bijvoorbeeld adviseren om maximaal € 1.000 aan openstaande vorderingen op een klant te hebben. Op het moment dat de klant een nieuwe bestelling plaatst en de oude facturen nog niet heeft betaald, is het advies om de klant eerst de openstaande vorderingen te laten betalen voordat u opnieuw gaat leveren.

Stap 2 Zorg voor duidelijke betalingsafspraken

Bij goed debiteurenbeheer is het belangrijk om vooraf afspraken vast te leggen. Uw algemene voorwaarden zijn de ideale plek om dit te doen. De afspraken die u maakt in uw algemene voorwaarden zijn de basis van uw debiteurenbeheer. In uw algemene voorwaarden staan uw afspraken: wat zijn uw leveringsvoorwaarden, wat zijn de aansprakelijkheidsbeperkingen, hoe zit het met betalen?

Hoe stelt u algemene voorwaarden op? Als u hulp nodig heeft bij het opstellen van de algemene voorwaarden, dan kun u vaak een gratis sjabloon gebruiken van uw branchevereniging. Maar echt goede algemene voorwaarden, dat is maatwerk. Daar heeft u een jurist voor nodig. Heeft u eenmaal algemene voorwaarden, dan moet u ze ook regelmatig zelf checken. Uw bedrijfsactiviteiten, uw werkwijze, de wet- en regelgeving: als er iets verandert, dan dient u dit aan te passen.

Algemene voorwaarden voor levering aan zakelijke klanten Levert u op factuur aan zakelijke klanten? Dan heeft u vanuit de wet iets meer vrijheid in uw voorwaarden en betalingsafspraken dan bij de levering aan consumenten.

  • Zakelijke klanten hebben wettelijk een betalingstermijn van 30 dagen. U mag hier in uw algemene voorwaarden van afwijken tot een betalingstermijn van maximaal 60 dagen.
  • Voor zakelijke klanten bent u niet gebonden aan de Wet Incassokosten (WIK). U mag dus meer kosten voor late betaling rekenen, maar dan moet dit wel in uw algemene voorwaarden staan. Anders geldt automatisch de Wet Incassokosten.
  • Eigendomsbehoud mag u meenemen in uw algemene voorwaarden. Goederen blijven dan van u, tot de klant betaalt. Dit kan in uw voordeel zijn als een klant bijvoorbeeld failliet gaat. Heeft u alle afspraken vastgelegd? Dan kunt u deze delen met uw klanten. Om dit goed te doen dient aan de volgende punten te denken:
  • Verwijs naar de voorwaarden die van toepassing zijn in een overeenkomst of een opdrachtbevestiging.
  • Zorg ervoor dat uw klanten de algemene voorwaarden krijgen voordat zij een order bevestigen. Een slimme manier is om ze op de achterkant van uw briefpapier of overeenkomst te drukken. Werkt u vooral digitaal? Dan kunt u ze makkelijk meesturen met de offerte. Laat klanten tekenen voor de offerte en de voorwaarden die daarbij horen.
  • Publiceer ze op uw website. Zorg ervoor dat ze makkelijk vindbaar zijn en dat klanten ze kunnen opslaan. Maak ze bijvoorbeeld beschikbaar in de footer van uw website, in de winkelwagen van uw webshop of als er een account wordt aangemaakt.
"Een onbetaalde factuur kost meer dan het factuurbedrag"

Stap 3 Duidelijk factureren

Bij het sturen van een factuur denkt u niet dat er veel mis kan gaan. U stuurt de factuur en in de voetnoot zet u op welk rekeningnummer uw klant binnen hoeveel dagen moet betalen. Dit lijkt duidelijk toch? Het kan nóg duidelijker. Heeft u de opdracht afgerond? Stuur dan dezelfde dag een duidelijke factuur. Hierop zet u de gemaakte afspraken, wat u heeft geleverd, de datum van die dag en uw betalingstermijn. Zet er ook op wat er gebeurt als iemand niet op tijd betaalt.

Ik heb een onbetaalde factuur, wat nu?

U heeft duidelijke algemene voorwaarden, u screent uw klanten op kredietwaardigheid en u factureert duidelijk. Maar toch heeft u een klant die niet betaalt. Het overkomt iedere ondernemer. Wij helpen u graag verder zodat het geld snel op uw bankrekening komt.

Het debiteurenbeheer van de gemiddelde ondernemer Als u denkt aan ondernemen, dan komen woorden als KvK, website, voorraad, diensten, medewerkers en factureren bij uw op. Debiteurenbeheer is iets wat niet vaak voorbij komt en er wordt vaak weinig aandacht aan besteed. Daarom ziet het er bij veel ondernemers zo uit als bij Klaas Klaassens B.V.:

  • Dag 1: factuur versturen. Nadat de factuur is verstuurd gaat Klaas Klaassens B.V. weer verder
  • Dag 30: de betalingstermijn verstrijkt. Klaas Klaassens B.V. is druk. Hij merkt het niet of doet er niks mee. Komt wel goed
  • Dag 44: het geld staat nog steeds niet op de rekening. Klaas Klaassens B.V. verstuurt de eerste herinnering
  • Dag 60: nog steeds niet betaald. Dan maar een tweede herinnering sturen
  • Dag 80: er gaat vast iets mis. Klaas Klaassens B.V. belt de klant
  • Dag 85: status factuur: onbetaald. Klaas Klaassens B.V. verstuurt een aanmaning
  • Dag 100: dit wordt erg vervelend. Klaas Klaassens B.V. schakelt een incassobureau in

Effectief debiteurenbeheer Als u te maken krijgt met een onbetaalbare factuur, dan wilt u daar direct vanaf. In de ideale situatie vraagt u bij zakelijke klanten na 65 dagen een incassospecialist om hulp. Tot dan probeert u klanten zelf de betaling te laten doen. Hieronder op een rijtje hoe Klaas Klaassens B.V. zijn debiteurenbeheer effectiever kan doen.

  • Dag 0: direct na opdracht de factuur versturen
  • Dag 16: factuur nabellen
  • Dag 30: vervaldatum factuur
  • Dag 32: verstuur een rekeningoverzicht
  • Dag 40: eerste herinnering versturen
  • Dag 47: herinnering nabellen
  • Dag 55: aanmaning sturen
  • Dag 65: incassobureau inschakelen

In drie stappen uw facturen betaald krijgen

Goed debiteurenbeheer helpt u om van omzet ook echt winst te maken en om ervoor te zorgen dat het geld ook echt op uw bankrekening staat. Van een goede boekhouding tot het op tijd inschakelen van hulp: in 3 stappen naar effectief debiteurenbeheer.

Stap 1 Direct handelen

Verstuur direct na het afronden van de opdracht een duidelijke factuur. We hebben eerder besproken wat er in een factuur moet staan. Verstuur de factuur snel, zodat de ontvanger weet waar de factuur betrekking op heeft.

Stap 2 Een stapje extra

Goed debiteurenbeheer is meer dan alleen een factuur sturen. Het is oog hebben voor uw klant en de relatie beschermen. U wilt natuurlijk dat ze met een goed gevoel aan uw bedrijf denken. Probeer daarom in gesprek te blijven met uw klant. Waarom wordt de factuur niet betaald? Wat is de oorzaak en kunt u samen een oplossing bedenken? Om de relatie te beschermen en contact te houden met uw klant kunt u de volgende stappen ondernemen:

  • Factuur nabellen. Is de helft van de betalingstermijn verstreken? Bel uw klant dan na. Het helpt om even vriendelijk herinneren dat er nog een factuur openstaat. Niets meer, niets minder.

In dit gesprek kunt u meteen ook nagaan of alles naar wens is verlopen en of er nog vragen zijn. Dit geeft u de mogelijkheid om, indien nodig, zaken meteen op te lossen waardoor uw klant gewoon gaat betalen.

  • Rekeningoverzicht versturen. Laat uw klant de betalingstermijn verlopen? Dan stuurt u voor de herinnering of aanmaning eerst een rekeningoverzicht met de openstaande rekeningen.
  • Herinnering versturen. Als uw klant de betalingstermijn laat verstrijken, is het handig om een herinnering te versturen. Dit dient erin te staan:
  • Een aa­nbod voor een extra termijn van 14 dagen om zonder extra kosten te betalen. De 14 dagen gaan in zodra de brief bezorgd is. Voor verzenden rekent de wet ook een dag, dus twee dagen na dagtekening gaan de 14 dagen in. Tip: verstuur de brief aangetekend.
  • De wettelijke incassokosten die u rekent als uw klant ook na deze termijn niet betaalt.
  • Herinnering nabellen. Weer belt u na de helft van de betalingstermijn, na zeven dagen, met een vriendelijke reminder.
  • Aanmaning versturen. Staat er na tien dagen nadat u heeft gebeld nog steeds geen geld op uw rekening? Dan verstuurt u een aanmaning. Zet hierin nog een deadline om te betalen en kondig aan dat u daarna een incassobureau inschakelt. Vertel ook welke kosten daarbij komen kijken.

Stap 3 Hulp inschakelen

U heeft echt alles gedaan wat u zelf kunt doen om uw klant te laten betalen. Maar alsnog zit u met een onbetaalde factuur. Schakel dan een incassobureau in. Een incassobureau kan namens u de factuur innen of een betalingsregeling met uw klant maken.

Hulp bij openstaande facturen

U heeft het debiteurenbeheer keurig op orde, uw afnemer heeft u keer op keer vriendelijk herinnerd, u heeft meegedacht over eventuele betalingsmogelijkheden, maar alsnog zit u met een factuur die nog openstaat. Dan is het tijd om hulp van een incassobureau in te roepen. Lees verder over de mogelijkheden en hoe een incassotraject in zijn werk gaat.

De verschillende incassotrajecten Niet alle incassobureaus bieden verschillende trajecten aan, maar ze bestaan wel. Kijk altijd welk traject bij uw onderneming past en hoe een incassobureau handelt. Zo zal de één zakelijk zijn, terwijl er bij een ander bureau meer ruimte is voor het persoonlijke aspect. Ook is het handig om van tevoren te checken hoe incassobureaus werken: no cure, no pay - verkopen van uw factuur - of anders.

Minnelijk (buitengerechtelijk) incassotraject Bij dit incassotraject is geen rechter betrokken. Het incassobureau gaat zelf het gesprek aan met uw klant. De incassospecialisten zoeken persoonlijk contact met uw klant, dit gebeurt meestal in een korte tijd op meerdere manieren: schriftelijk, telefonisch en per mail.

Gerechtelijk incassotraject In de meeste gevallen is het minnelijke traject, buiten de rechter om, voldoende om klanten te laten betalen. Maar als dit niet lukt, dan dient er een rechter bij betrokken te worden. Dit is een gerechtelijk incassotraject. Hier horen meer kosten bij. U heeft een deurwaarder nodig en er zijn er verplichte kosten, zoals bijvoorbeeld griffiekosten: de kosten voor de behandeling van de zaak door een rechter. Gaat u dit traject in? Dan is het belangrijk om te checken hoe een incassobureau werkt. Past hun manier van aanpakken bij u en uw bedrijf? Kijk ook of het incassobureau de zogenaamde verhaalbaarheid voor u checkt: levert de gang naar de rechtbank u aan het eind van de streep iets op?

Een deurwaarder inzetten U kunt zelf een deurwaarder inzetten of via u kunt dit laten doen door een incassobureau. Grote, landelijke deurwaarderskantoren zijn vaak incassobureau en deurwaarder ineen. Zij voeren meestal het minnelijk én gerechtelijk traject voor u uit.

Verschil incassobureau en deurwaarderskantoor Een incassobureau int rekeningen in opdracht van bedrijven. Zij doen dat zonder gerechtelijke procedures. Zij hebben geen bijzondere wettelijk bevoegdheden die een deurwaarder wel heeft. Een deurwaarder kan taken uitvoeren zoals dagvaarden, beslag leggen en ontruimen. Een deurwaarder is een openbaar ambtenaar, officieel benoemd door de Koning. Hierdoor valt deze onder toezicht van het bureau financieel toezicht en de Koninklijke Beroepsvereniging van Gerechtsdeurwaarders.

Online incasso of all-in-traject Dit traject neemt al het werk uit uw handen. Vaak kunt u al met de laatste herinnering bij incassobureaus terecht. Zij zorgen daarna dat alles juridisch correct gebeurt en dat uw factuur betaald wordt.

"Het is belangrijk om te checken hoe een incassobureau werkt. Past hun manier van aanpakken bij u en uw bedrijf?"

Hoe werkt een incassotraject?

Voordat u hulp inschakelt wil u natuurlijk weten hoe zo’n traject precies in zijn werk gaat. Welke stappen moet u doorlopen, wat doet een incassobureau en wanneer moet u welk bedrag betalen?

Stap 1: start. U uploadt de factuur in het systeem van het incassobureau, nadat u de eerste herinnering heeft verstuurd én u factuur nog niet betaald is.

Stap 2: aanmanen. De incassospecialisten kiezen een aanmaningstraject. Zij gaan telefonisch, per mail of met een brief het gesprek aan. De stappen die hierna komen baseren de specialisten op het bedrag en/of het soort klant. In de praktijk is ongeveer 70% van de facturen na deze stap betaald. Is de factuur gedeeltelijk of niet betaald? Dan start het gerechtelijke traject. Er zijn incassobureaus die voor de start van dit traject een zogenaamde scoring uitvoeren. Heeft het zin om naar de rechter te gaan of kost dit alleen maar geld?

Stap 3: dagvaarden. De deurwaarder gaat bij de klant langs met een dagvaarding, de oproep om voor de rechter te verschijnen. Betaalt de klant niet? Dan gaat het dossier naar de rechter. Deze bepaalt of uw klant moet betalen.

Stap 4: vonnis en beslag. De rechter heeft bepaald dat de klant moet betalen. De deurwaarder brengt de klant op de hoogte. Als de klant niet betaalt, dan volgt beslaglegging. Bij beslaglegging worden bijvoorbeeld (een deel van) de bedrijfsrekening of de voorraad ‘in beslag genomen’.

Heeft de klant (een deel) niet betaald? Dan wordt het traject afgerond. Als het dossier geschikt is, dan zijn er ook incassospecialisten die aan schuldbewaking doen. Zij blijven de klant dan in de gaten houden. Kan het alsnog opgelost worden?

Wat kost een incassobureau? Dit is per incassobureau verschillend. Er zijn bureaus die werken met een vast bedrag per stap, maar ook bureaus die op no cure, no pay basis werken. 70% van alle incassotrajecten stopt na de minnelijke fase. In dat geval betaalt u zelf niks, de kosten worden bij de factuur opgeteld. De klant betaalt dus.

Atradius Collections als incassopartner Een goed incassobureau vinden voor een effectieve samenwerking kan lastig en kostbaar zijn. Om het debiteurenrisico te beperken, is het wel een raadzame maatregel om te treffen. U wilt uw onderneming vanzelfsprekend beschermen, evenals uw eigen middelen.Het grote voordeel van een kredietverzekering bij Atradius is dat de incassoprocedure standaard onderdeel is van de dienstverlening. Onderdeel van Atradius is Atradius Collections: een incassobureau met wereldwijde dekking.

Waar uw debiteur zich ook bevindt: via Atradius Collections heeft u de mogelijkheid om een incassoprocedure op te starten. Het voordeel is dat uw debiteuren ook verzekerd zijn onder de kredietverzekering, net als eventuele niet verhaalbare incassokosten. Mocht de vordering niet meer te incasseren zijn, dan wordt alsnog 90% van uw vordering uitgekeerd. Daarmee heeft u het debiteurenrisico uitstekend afgedekt en kunt u zich volledig focussen op het realiseren van uw gestelde doelen. Daar bent u tenslotte ondernemer voor.

Ik wil hulp inschakelen, waar begin ik?

U wilt natuurlijk af van die onbetaalde factuur, maar een zoekopdracht in Google maakt u niets wijzer. Met welke risico’s moet ik rekening houden? Wat betekent dit voor mijn cashflow? Met een kredietverzekering bij Atradius heeft u het risico op openstaande facturen goed afgedekt en heeft u veel incasso werkzaamheden uitbesteed. Zich zorgen maken over een voorspoedig betaalbeleid, het sturen van herinneringen en aanmaningen of het nadenken over onbetaalde facturen is verleden tijd. Zo wordt ondernemen een stuk makkelijker en kunt u zich focussen op dat waar u het beste in bent.

Wilt u meer weten over onze oplossingen, het proces, de kosten of wilt u een persoonlijk advies, vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan met één van onze experts.